Kako pratiti efektivnost zaposlenih u knjigovodstvenim agencijama?

Zašto je vlasnicima kompanija važno da na vreme preduzmu efektivne mere i pojednostave organizacione procese? Pojednostavljivanje radnih procesa je ključan produkt efektivnosti koji lideri mogu da kreiraju. Pored dobrog motivisanja zaposlenih, za proaktivnost je potrebna lakša adaptacija tima na promene i inovacije. Ovo je naročito važno u knjigovodstvenim agencijama, jer moraju da se uhvate ukoštac sa različitim tipovima biznisa kojima pružaju usluge i čestim izmenama zakona. Najbitnija stavka u poslovanju su im ažurni i tačni podaci. Pomoću ERP sistema se može pratiti i efektivnost zaposlenih u knjigovodstvenim agencijama, a u nastavku teksta upoznaćemo se sa njihovim prednostima i nedostacima.

Usluge koje pružaju knjigovodstvene agencije

Bez obzira na veličinu biznisa, angažovanje knjigovodstvene agencije je od krucijalne važnosti za poslovanje. Jedino ako ste paušalac koji plaća porez po rešenju iz Poreske uprave, knjigovođa vam nije potreban. Saveti koje daje knjigovodstvena agencija ili pojedinac, rad i stručnost pozitivno utiču na rezultat vašeg poslovanja. Dobar knjigovođa može da vam uštedi dosta novca, minimalno naspram onoga koliko ćete potrošiti da ga angažujete. Ako želite da vidite koje sve agencije koje se bave knjigovodstvom postoje u vašem mestu, ukucajte na internetu “knjigovodstvena agencija Niš” (ili bilo koji drugi grad).

Usluge koje pružaju knjigovodstvene agencije mogu biti:

1. Standardne (izrada kalkulacija, obračun PDV-a, podnošenje poreske prijave, izrada periodičnih izveštaja i završnog obračuna, vođenje knjige ulaznih i izlaznih faktura, izrada platnog prometa, itd.) i
2. Posebne (analiza poslovanja, vođenje računovodstva po radnim jedinicama i projektima, poslovni planovi i studije izvodljivosti, procena vrednosti kompanije, sudska finansijska veštačenja, itd,)

Ako vas zanima koliko novca je potrebno izdvojiti za ove usluge ukucajte u Gugl pretrazi “knjigovodstvena agencija cenovnik”.  Usluge su podeljene u pakete, pa možete izabrati onaj koji vama najviše odgovara. Ova priča je bitna kako za korisnike usluga, tako i za vlasnike knjigovodstvenih agencija. Znajući sa čime se sve suočavaju, pokušavaju da pronađu najbolji način kako da prate efektivnost svojih zaposlenih.

Softveri pomoću kojih se prati efektivnost zaposlenih u knjigovodstvenim agencijama

ERP (Enterprise Resource Planning) predstavlja proces u kome se planiraju poslovni resursi. U sprovođenju tog procesa obično je uključen neki poslovni informacioni sistem za manje i komercijalni softverski paket za velike kompanije. ERP je potreban svima, a koji će biti najbolji za vaš biznis zavisi od brojnih faktora: sopstvenih potreba, zahteva, veličine kompanije, broja korisnika, kompleksnosti sistema itd. U zavisnosti od svih navedenih faktora, knjigovodstvene agencije se odlučuju za softver koji će koristiti u poslovanju. U ponudi su SAP, ORACLE, BAAN, Microsoft Dynamics sistemi (NAV, AX, GP, SL), PULLS^TM, kao i domaći paket BizPlaner. Funkcije ERP aplikacija mogu se neznatno razlikovati u zavisnosti od programa koji koristite, ali na neki način poboljšavaju saradnju.

Za lidere je jako važno da prilikom rasta obima poslovanja, mogu da isprate efektivnost zaposlenih u knjigovodstvenim agencijama. Zaposleni su jedan od najbitnijih resursa u firmi, a osim zarada i kalendara odsustva (odmori, bolovanja, slobodni dani) pomoću softvera se mogu pratiti i zadaci koji se obavljaju. Sve što je proknjiženo može se posmatrati u određenom vremenskom periodu: dan, sedmica, mesec, kvartal, godina. Možete napraviti selekciju po svakom zaposlenom i videti šta je završio i u kom roku. Na taj način menadžer ima uvid u obavljen posao. Međutim, softver ne pokriva dodatne poslove koje knjigovođa obavlja: prikupljanje dokumentacije, komunikaciju sa klijentima, istraživanja u vezi sa promenama zakona (povećanje poreza na imovinu, nove regulative oko bolovanja itd).

Prednosti  i nedostaci sistema za praćenje efektivnosti zaposlenih

Digitalizacija u svim sferama poslovanja uzima maha. Zato mogućnosti ERP sistema predstavljaju veliku prednost za knjigovodstvenu agenciju. Centralizovana baza podataka je sastavni deo onoga što ERP čini jedinstvenim. Dovodi do smanjenja grešaka nastalih radom s netačnim podacima i dodatno smanjuje troškove. Nema potrebe za spajanjem informacija u raznim sistemima ili izvorima. Budući da se svi podaci sastavljaju, čuvaju i dele putem jedinstvenog sistema, ne brine se o tome koliko su tačne, kompletne ili sigurne datoteke podataka. Iako je ERP softver često skupa investicija, on može da objedini troškove i da poboljša efikasnost. Umesto da resursi budu potrošeni na više sistema, infrastrukturu, timove za podršku i licence, svi ovi pojedinačni troškove mogu biti usmereni u jedan sistem. Zaposleni koji ima posebno odobrenje može ispratiti svoja knjiženja i knjiženja svojih kolega. Tako u svakom momentu, ako je kolega odsutan, može doći do potrebnih informacija.

Na ovaj način nadređeni, HR služba ili vlasnik knjigovodstvene agencije mogu pratiti efektivnost zaposlenih. Međutim, nedostatak ovih softvera je nemogućnost praćenja svih procesa koje zaposleni objavlja, odnosno pratećih procesa kako bi došlo do finalnog knjiženja poslovnih promena. Naime, on prati samo knjiženje poslovne promene, ali ne prati kreiranje nekih drugih naloga koji su deo poslovne promene (ili služe kako bi se poslovna promena proknjižila na pravi način). Program ne može da uoči ni ko je radio na nekom poslovnom izveštaju, što je bitno za one kojima je potrebna informacija o efektivnosti. Osim toga, ne može da isprati procese poput prikupljanja i usklađivanja dokumentacije, kreiranja matičnih podataka u vezi sa osnovnim sredstvima, komunikacije sa klijentima, istraživanja promena zakona i procesa, i slično.

Ukoliko pored ERP softvera uključimo i programe za merenje ustrošenog vremena koji se označavaju kao “Hours Tracker” imaćemo precizniju sliku i neophodne podatke o radu zaposlenih.

PR tekst

_________________________________________________________________