Šta je važno znati prilikom uvođenja ISO standarda?

Sam proces uvođenja ISO standarda sastoji se iz nekoliko faza ili koraka, koji obuhvataju važne činjenice. Da biste što uspešnije i brže prošli kroz period uvođenja ISO standarda u vaš sistem poslovanja i prilagodili ga zahtevima standarda korisno je da znate šta vas na tom putu očekuje. Najčešće dileme koje postoje jesu da će proces biti iscrpljujuć i dug, a pitanje koje se nameće hoće li organizacija od procesa imati realne koristi. Bez sumnje rezultat uvođenja ISO standarda može samo unaprediti ukupno poslovanje vaše organizacije, a to je svakako dobar razlog da prevaziđete nedoumice koje imate.

10 važnih stvari koje treba znati prilikom uvođenja ISO standarda:

1. Svest o procesu sertifikacije

Pre svega važo je da znate da je sertifikacija rezultat jednog dužeg procesa usklađivanja sa zahtevima izabranog standarda i da se tu ne završava već se nalazi u stalnom kretanju. Potrebno je da imate jasnu i svoju startegiju sa kojom se pojavljujete na tržištu.

2. Razlog i donošenje odluke o uvođenju ISO standarda

Pre nego što pristupite procesu uvođenja ISO standarda potrebno je jasno da definišete razlog njegovog uvođenja. Od razloga koji vas je naveo na uvođenje ISO standarda u velikoj meri zavisiće i dužina trajanja samog postupka. Na dužinu trajanja postupka pre svega utiče:

• Zatečeno stanje u samoj organizaciji
• Spremnost organizacije i zaposlenih da odgovore na zahteve ISO standarda
• Koliko je hitno jednoj organizaciji da uvede standarde, što u ovom slučaju zahteva dodatno i maksimalo angažovanje zaposlenih i konsultanata da usklade način poslovanja organizacije sa zahtevima ISO standarda

Tokom sprovođenja aktivosti prilikom uvođenja ISO standrda mora da postoji sažna podrška najvišeg rukovodstva.

3. Izbor ISO standarda

U zavisnosti od potrebe vaše organizacije donosite odluku o izboru ISO standarda za koje se želite sertifikovati. Postoje različiti ISO standardi,  a da biste bili sigurni u odluku koju ste doneli, dobro je da se:

• upoznate sa zahtevima kupaca i tržištem
• proučite zahteve standarda
• uradite analizu troškova i koristi

4. Izbor konsultantske kuće

Pošto ste utvrdili i definisali razloge zbog kojih želite sertifikaciju za ISO standarde, sledeći važan korak je odabir konsultantske kuće, odnosno konsultanta sa kojim ćete sarađivati. Bitno je da, uz pravu konsultantsku kuću, ISO standarde uvedete brzo i efikasno. Idealno bi bilo i da imate garanciju konsultanta da će sve proći kako treba. Od kompetentnosti i stručnosti konsultanta zavisiće u velikoj meri primena ISO standarda i mnogobrojne beneficije za vašu organizaciju nakon implementiranja dotičnih standarda. Dobar konsultant znači, da pored znanja koje poseduje, ima i spremnost da se posveti vama kao klijentu, da brzo odgovora na sva vaša pitanja kojih bez sumnje u fazi uvođenja ISO standarda ima mnogo. Dakle, pri odabiru konsultanta treba povesti računa o:

• Znanju i profesionalnom iskustvu konsultantske kuće
• Posvećenost vašim zahtevima i potrebama
• Ceni
• Brzini uvođenja standarda
• Garancijama

5. Obim dokumentacije

Obim dokumentacije zavisi od veličine i složenosti poslovnih procesa u organizaciji. Međutim, dokumentacija bez obzira na veličinu organizacije ne bi trebalo da opterećuje bespotrebno. Zato je važno da u saradnji sa konsultantom dokumentacija bude svedena na zaista potrebnu po zahtevima ISO standarda.

6. Dokumentovan sistem

Cilj svake organizacije trebalo bi da bude postizanje dokumentovanog sistema, a ne sistem dokumenata. Da bi se ovo postiglo, važno je da zaposleni budu direktno uključeni u stvaranje i razumevanje takvog sistema, a konsultant treba da bude podrška u pronalaženju rešenja koja su prilagodljiva organizaciji. Dobra praksa je da se zahteva objašnjenje svakog koraka i dokumenta od strane konsultanta kako bi se zahtevi standarda i svrha njihove primene u potpunosti razumeli od strane menadžmenta ali ostalih zaposlenih u organizaciji.

7. Angažovanost zaposlenih

Pored važosti angažovanja konsultanta, još od većeg značaja je angažovanje zaposlenih na procesu uvođenja ISO standarda. Prvi zadatak organizacije je da imenuje predstavnika rukovodstva koji preuzima odgovornosti i ovlašćenja koja se odnose na uvođenje i održavanje ISO standarda. Takođe, je potrebno imenovati i tim ljudi koji pored svojih svakodnevnih obaveza  na poslu aktivno učestvuju u implementaciji i primeni sistema. Važno je da tim bude sačinjen od ljudi koji su iz različitih organizacionih procesa. Članovi tima imaju obavezu da svojim podređenima predoče sve zahteve primene standarda i pripreme ih za njegovu primenu. Dok, predstavnik rukovodstva ima zadatak da kontroliše primenu sistema u organizaciji.

8. Detaljna anliza stanja – GAP analiza

Detaljna analiza je najvažniji korak u usaglašavanju poslovnog sistema sa sistemom kvaliteta i ima za cilj analizu postojećeg načina poslovanja i njeno poređenje sa zahtevima standarda. Na osnovu analize dobija se lista aktivnost koju je potrebno realizovati kako bi se postojeći poslovni sistem usaglasio sa zahtevima standarda.

9. Usaglašavanje trenutnog načina poslovanja sa zahtevima ISO standardima

Važna činjenica prilikom implementacije ISO standarda je svest o tome da se pravi efekat od uvođenja standarda postiže kada se pristup rada zasniva na pripajanju zahteva standarda i njihovog prilagođavanja postojećem načinu rada organizacije. Nije potrebno promeniti u potpunosti postojeći način rada zarad ispunjenja zahteva standarda.

10. Izbor sertifikacione kuće

Poslednji korak na putu sertifikacije je izbor sertifikacione kuće koja izdaje sertifikat. Treba voditi računa da izaberete akreditovanu sertifikacionu kuću koja vam može izdati važeći sertifikat.

Savet koji je važno imati na umu prilikom uvođenja ISO standarada i sertifikacije za standard jeste da se sami morate potruditi kako biste ispravno primenjivali standarde. Konsultant je tu kao vaša podrška da uspostavite svoj sistem poslovanja, a na vama je da, nakon sertfikacije, negujete i održavate ISO sistem i rafite na njegovom unapređenju.

PR tekst

______________________________________________________________________